Forma pełnomocnictwa
Pełnomocnictwo może przybrać formę pisemną albo formę oświadczenia złożonego przed sądem odnotowanego w protokole. Pełnomocnictwo pisemne musi być podpisane przez mocodawcę. Jeśli strona sama nie może się podpisać, to pełnomocnictwo podpisuje osoba przez nią upoważniona ze wskazaniem przyczyny braku podpisu strony. W treści pełnomocnictwa powinno się wskazać imię i nazwisko pełnomocnika.
Pełnomocnik zobowiązany jest przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa (art. 37 § 1 ustawy – prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi). Pełnomocnik powinien dołączyć komplet dokumentów niezbędnych dla wykazania umocowania pełnomocnika do działania za mocodawcę.
Jeśli pełnomocnik osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej mającej zdolność sądową złożył skargę do sądu administracyjnego, ma on obowiązek dołączyć do akt sprawy nie tylko pełnomocnictwo, ale także dokument stwierdzający umocowanie do reprezentacji strony przez osobę, która udzieliła pełnomocnictwa. O ustanowieniu prokury można wnioskować na podstawie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, ponieważ powinna ona być udzielona na piśmie i ujawnia się ją w tym rejestrze wraz z określeniem rodzaju i sposobu wykonywania. Dane ujawnione w rejestrze korzystają z domniemania prawdziwości. Pełnomocnictwo nie musi zostać udzielone przez osoby upoważnione do reprezentacji osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej w dacie dokonywania przez pełnomocnika czynności procesowej.
W postępowaniu przed sądami administracyjnymi obowiązuje prawo pomocy. Zgodnie z art. 244 § 2 ustawy – prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego w ramach prawa pomocy jest równoznaczne z udzieleniem mu pełnomocnictwa. W takiej sytuacji dokumentami, które służą wykazaniu, że konkretny adwokat, radca prawny, doradca podatkowy lub rzecznik patentowy jest pełnomocnikiem strony jest samo postanowienie w przedmiocie udzielenia stronie prawa pomocy i zarządzenie organu samorządu zawodowego zrzeszającego pełnomocnika o jego wyznaczeniu.
Odpisem pełnomocnictwa jest dokument, który wiernie odzwierciedla treść oryginału. Odpisem może być kopia pełnomocnictwa lub jego wydruk z komputera. Odpis pełnomocnictwa powinien być uwierzytelniony. Adwokat, radca prawy, doradca podatkowy i rzecznik patentowy mogą sami uwierzytelnić składany odpis pełnomocnictwa i odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Sąd w razie wątpliwości może zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony (art. 37 § 1 ustawy – prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).
W przypadku, gdy odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP lub przez zastosowanie innych mechanizmów, o których mowa w art. 20a ust. 2 ustawy z dnia 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Warunkiem jest jednak, aby te mechanizmy zostały wprowadzone przez sąd administracyjny. Odpisy pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie uwierzytelniane elektronicznie sporządzane są w formach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 wspomnianej ustawy (art. 37 § 1a ustawy – prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).
Pełnomocnictwo może być także udzielone w formie dokumentu elektronicznego. W takim wypadku powinno ono być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP lub przez zastosowanie innych mechanizmów, o których mowa w art. 20a ust. 2 ustawy z dnia 17.02.2005 r. O informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, jeśli takie mechanizmy zostały wprowadzone przez sąd administracyjny (art. 37a ustawy – prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).