Obowiązek dołączenia pełnomocnictwa (zasada pisemnej formy pełnomocnictwa)
Zgodnie z art. 89 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego pełnomocnik jest obowiązany przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa wraz z odpisem dla strony przeciwnej. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Złożenie dokumentu wykazującego umocowanie lub jego uwierzytelnionego odpisu nie jest natomiast wymagane, jeżeli stwierdzenie przez sąd umocowania jest możliwe na podstawie wykazu lub innego rejestru, do którego sąd ma dostęp drogą elektroniczną.
Powyższy przepis ustanawia zasadę pisemnej formy pełnomocnictwa. W pełnomocnictwie należy wyraźnie określić zarówno osobę pełnomocnika, jak i mocodawcę.
Pełnomocnik ma obowiązek złożenia udzielonego mu przez stronę pełnomocnictwa przy pierwszej czynności procesowej (składając pozew, odpowiedź na pozew, pismo procesowe lub na rozprawie). Niedołączenie pełnomocnictwa do pierwszego pisma procesowego sporządzonego przez pełnomocnika, jeśli nie zostało ono wcześniej złożone, jest brakiem formalnym pisma procesowego, który powinien zostać usunięty.
Przepisu art. 89 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego nie stosuje się do czynności procesowej dokonanej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, jeśli przepis szczególny przewiduje, że czynności można dokonać wyłącznie za pośrednictwem tego systemu. W takim przypadku pełnomocnik powołuje się na pełnomocnictwo, wskazując jego zakres oraz okoliczności wymienione w art. 87 Kodeksu postępowania cywilnego. Wystarczy więc powołanie się na udzielone przez mocodawcę pełnomocnictwo, ze wskazaniem daty jego udzielenia i zakresu pełnomocnictwa.
Pełnomocnik może złożyć sądowi zarówno oryginał pełnomocnictwa, jak i jego uwierzytelniony odpis. Adwokat, radca prawny i rzecznik patentowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im przez stronę pełnomocnictwa. W tym celu wystarczy, gdy zamieści się na odpisie pełnomocnictwa formułę: „odpis pełnomocnictwa uwierzytelniam” oraz podpis pełnomocnika. Uwierzytelnienia kopii pełnomocnictwa dotyczącego pozostałych pełnomocników dokonuje notariusz, a poza granicami kraju – konsul. Brak uwierzytelnienia kopii pełnomocnictwa nie oznacza braku umocowania, a jest tylko brakiem formalnym, który może zostać uzupełniony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Sąd może mieć wątpliwości co do udzielonego pełnomocnikowi pełnomocnictwa przez stronę zarówno na zarzut strony przeciwnej, jak i z własnej inicjatywy. W takich sytuacjach sąd może żądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.
Czasem Kodeks postępowania cywilnego wymaga pod rygorem nieważności złożenia pełnomocnictwa z podpisem urzędowo poświadczonym. Chodzi tu m.in. o pełnomocnictwo do złożenia oświadczenia o odmowie przyjęcia obowiązku wykonawcy testamentu i pełnomocnictwo do udziału w przetargu.
W toku sprawy pełnomocnictwo może być udzielone ustnie na posiedzeniu sądu przez oświadczenie złożone przez stronę i wciągnięte do protokołu (art. 89 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego). Skuteczność pełnomocnictwa udzielonego w ten sposób wymaga wciągnięcia go do protokołu posiedzenia.
Warto wspomnieć, że nienależyte umocowanie pełnomocnika procesowego wywiera skutek w postaci nieważności postępowania. Może też stanowić podstawę jego wznowienia.
Od pełnomocnictwa pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 17 zł. Nieuiszczenie opłaty skarbowej nie stanowi jednak braku formalnego pełnomocnictwa.
Podpis na pełnomocnictwie udzielonym przez osobę niemogącą pisać
Za stronę, która nie może się podpisać, pełnomocnictwo podpisuje osoba przez nią upoważniona. Osoba ta powinna podać przyczynę, dla której strona sama się nie podpisała (art. 90 Kodeksu postępowania cywilnego).
Osobą podpisującą pełnomocnictwo za mocodawcę może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Nie musi to być osoba bliska mocodawcy. Na ogół jednak jest to osoba, którą mocodawca darzy zaufaniem.
Przepis co prawda tego nie wymaga jednak, aby uniknąć nadużyć pełnomocnik powinien żądać, aby podpis osoby trzeciej został złożony w obecności mocodawcy. Niemożność podpisania pełnomocnictwa może wynikać z różnych przyczyn. Może to być np. nieumiejętność pisania (analfabetyzm) lub kalectwo (np. brak rąk, paraliż itp.).
Jeśli występują wątpliwości co do udzielenia przez mocodawcę pełnomocnictwa, sąd powinien zbadać, czy zostało ono rzeczywiście udzielone oraz czy istnieje uzasadniona przyczyna jego udzielenia.
Przyczyna braku podpisu przez stronę nie musi być szczegółowo opisana. Wystarczy, jeśli na pełnomocnictwie napisze się np. zwrot „za niemogącego się podpisać” lub „za nieumiejącego pisać” i poda się imię i nazwisko mocodawcy oraz złoży pod taką formułą podpis.