Pełnomocnik w postępowaniu administracyjnym
W postępowaniu administracyjnym strona może działać przez pełnomocnika. Czasem jednak charakter danej czynności może wymagać jej osobistego działania (art. 32 Kodeksu postępowania administracyjnego). Organ administracji publicznej ocenia, czy charakter czynności wymaga takiego działania i wzywa ją, gdy uzna, że jest to konieczne. Jeśli strona nie została wezwana przez organ do osobistego działania, nie musi działać osobiście. Może być jednak reprezentowana przez pełnomocnika w dokonywaniu danej czynności.
Pełnomocnikiem jest osoba umocowana do działania w cudzym imieniu (konkretnie w imieniu strony) z mocy oświadczenia osoby reprezentowanej. Do pełnomocnictwa w sprawach nieuregulowanych w Kodeksie postępowania administracyjnego posiłkowo stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o pełnomocnictwie (art. 95-109.9 Kodeksu cywilnego). Co ważne – nie stosuje się przepisów Kodeksu postępowania cywilnego regulujących pełnomocnictwo (w tym art. 91 pkt 3, zgodnie, z którym pełnomocnictwo procesowe obejmuje z mocy samego prawa umocowanie do udzielenia dalszego pełnomocnictwa procesowego adwokatowi lub radcy prawnemu).
Pełnomocnika może ustanowić tylko osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Jeśli strona ustanowiła kilku pełnomocników i nie ograniczyła ich zakresu działania, to każdy z tych pełnomocników jest uprawniony do samodzielnego działania w imieniu mocodawcy. Co innego może jednak wynikać z treści pełnomocnictwa (art. 107 Kodeksu cywilnego). W wypadku ustanowienia kilku pełnomocników organ prowadzący postępowanie ma obowiązek doręczenia pisma tylko jednemu z nich (art. 40 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego). Strona może ustanowić kilku pełnomocników, którzy mogą działać tylko łącznie. Wymóg łącznego działania oznacza także i to, że organ jest zobowiązany do doręczenia pism wszystkim pełnomocnikom oraz, że pismo można uznać za doręczone dopiero w momencie doręczenia go ostatniemu z przedstawicieli. Dopiero bowiem od tej chwili mocodawca może podjąć działania przez swoich przedstawicieli.
Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 01.03.1999 r. II SA 1533/98 od chwili doręczenia organowi pełnomocnictwa pełnomocnik powinien być zawiadomiony o wszystkich czynnościach i wzywany do udziału w nich na równi ze stroną. Pełnomocnikowi nie doręcza się pism doręczonych stronie zanim ustanowiła pełnomocnika. Jednym z następstw ustanowienia pełnomocnika przez stronę jest między innymi konieczność doręczenia mu wydanej decyzji. Doręczenie decyzji stronie działającej przez pełnomocnika ma znaczenie informacyjne. Pełnomocnik ustanowiony przez stronę nie staje się stroną postępowania. W związku z tym skierowanie przez organ decyzji do pełnomocnika, a nie do strony jest równoznaczne ze skierowaniem decyzji do osoby niebędącej stroną w sprawie i uzasadnia stwierdzenie nieważności takiej decyzji na podstawie art. 156 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania administracyjnego. Należy podkreślić, że skierowanie decyzji do określonego podmiotu nie jest równoznaczne z doręczeniem decyzji określonemu podmiotowi. Jeśli strona ustanowiła pełnomocnika, to jako adresat zostanie wskazana strona, ale decyzja zostanie doręczona pełnomocnikowi. O przyznaniu pełnomocnikowi przymiotu strony postępowania nie decyduje wskazanie w nagłówku decyzji nazwiska i danych adresowych pełnomocnika strony.
Posiadanie pełnomocnictwa do reprezentowania strony w postępowaniu administracyjnym dotyczy także umocowania do wnoszenia środków odwoławczych od rozstrzygnięć organu administracji wydawanych w tym postępowaniu. W przypadku, gdy strona ustanowiła kilku pełnomocników i każdy z nich wniósł odwołanie, ale zawierające inne zarzuty i wnioski, to uruchomione zostało postępowanie odwoławcze. Ewentualne uwzględnienie odwołania w trybie autokontroli może nie być w takim przypadku możliwe. Należy pamiętać, że pełnomocnicy strony działają w jej imieniu i ich łączne działania składają się na realizację prawa strony do wniesienia środka odwoławczego. Wniesienie przez kilku pełnomocników rozbieżnych odwołań w imieniu tej samej strony skutkuje tym, że stanowisko strony co do sposobu uwzględnienia odwołania nie tylko nie jest niejednoznaczne, ale przede wszystkim nie wynika z niego, w jakim zakresie i w jaki sposób odwołanie powinno zostać uwzględnione. Pełnomocnictwo może dotyczyć upoważnienia do występowania w postępowaniu wyłącznie przed organem I instancji. W takim wypadku pomijając pełnomocnika strony w postępowaniu odwoławczym organ administracji nie narusza prawa. Należy podkreślić, że pełnomocnictwo ustanowione we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej nie jest jednocześnie pełnomocnictwem do reprezentowania strony w postępowaniu administracyjnym. Jest ono bowiem umocowaniem do dokonywania czynności prawnych w imieniu przedsiębiorcy w ramach zwykłego zarządu. Natomiast pełnomocnictwo do reprezentowania strony w postępowaniu administracyjnym przekracza zwykły zarząd. Powinno być więc udzielone odrębnie lub potwierdzone w trakcie czynności postępowania.
Organ administracji, który wszczyna postępowanie w sprawie powinien powiadomić o tym fakcie strony, a nie jej pełnomocnika ustanowionego w ramach odrębnego postępowania prowadzonego przez ten organ. Strona po otrzymaniu zawiadomienia o wszczęciu postępowania może ustanowić pełnomocnika.
Jeśli przy złożonym piśmie nie ma wymaganego pełnomocnictwa, organ administracji powinien wezwać wnoszącego podanie do uzupełnienia tego braku. Wyjątkiem jest przypadek, o którym mowa w art. 34 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego (w sprawach mniejszej wagi organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa, jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony). Uzupełnienie takiego braku formalnego następuje w trybie art. 64 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego bądź przez złożenie pełnomocnictwa. Strona może również potwierdzić czynność dokonaną przez osobę, która nie posiada umocowania strony albo która przekroczyła jego zakres. W przypadku, gdy brak podania w postaci niezałączenia pełnomocnictwa został usunięty w terminie przewidzianym przez przepisy prawne, nie ma znaczenia data umieszczona na pełnomocnictwie, ani to czy pełnomocnictwo w ogóle ma datę. Co ważne data ta może być późniejsza od daty wezwania strony do usunięcia braku podania. Ważne jest tylko to, czy pełnomocnictwo w rzeczywistości zostało udzielone dla sprawy, do której akt zostało dołączone i jaki jest jego zakres.
Sposób reprezentacji strony przez pełnomocnika należy do stosunku prawnego, który łączy zleceniodawcę ze zleceniobiorcą. Wykracza on poza granice oceny organu administracji w ramach prowadzonego postępowania. Organ nie narusza przepisów postępowania, gdy pełnomocnik nie bierze udziału w czynnościach procesowych, mimo prawidłowego powiadomienia go o ich miejscu i terminie, oraz, gdy pełnomocnik nie wypowiada się co do przeprowadzanych dowodów. Skutki działań i zaniechań pełnomocnika obciążają stroną, którą pełnomocnik reprezentuje. Odstąpienie przez pełnomocnika od wniesienia odwołania nie jest podstawą do pozytywnego rozpatrzenia wniosku strony o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania. Pełnomocnik może skorzystać z pomocy osoby trzeciej w celu dokonania określonych czynności i w takim wypadku ponosi pełną odpowiedzialność za poczynania tej osoby. Może on także ustanowić dla swojego mocodawcy innych pełnomocników (tzw. substytutów). Jednak dopuszczalność substytucji powinna wynikać z samego pełnomocnictwa lub z treści odrębnych przepisów.
Niezawiniony brak udziału pełnomocnika w postępowaniu administracyjnym jest równoznaczny z pominięciem strony w tym postępowaniu i uzasadnia jego wznowienie (art. 145 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania administracyjnego.