Jakie są rodzaje pełnomocnictwa w postępowaniu administracyjnym i jaki jest ich zakres?

Zakres pełnomocnictwa w postępowaniu administracyjnym jest w pierwszej kolejności zależny od woli strony będącej mocodawcą. Jego ewentualne ograniczenia mogą wiązać się z charakterem czynności, które wymagają osobistego działania strony, lub wymaganiami ustawy.

W postępowaniu administracyjnym występują następujące formy pełnomocnictwa procesowego:

  1. pełnomocnictwo procesowe ogólne,
  2. pełnomocnictwo szczególne,
  3. pełnomocnictwo do dokonywania niektórych czynności procesowych.

Pierwszy rodzaj obejmuje umocowanie do prowadzenia wszystkich lub niektórych spraw administracyjnych mocodawcy. Drugi obejmuje umocowanie do prowadzania konkretnej sprawy administracyjnej mocodawcy.

Kto może ustanowić pełnomocnika w postępowaniu administracyjnym?

Pełnomocnika może ustanowić strona będąca osobą fizyczną, osoba prawna i jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Strona, która jest osobą fizyczną sama może ustanowić pełnomocnika, a jeśli nie posiada pełnej zdolności do czynności prawnych, to może go ustanowić jej przedstawiciel ustawowy. Natomiast strona, która nie jest osobą fizyczną może ustanowić pełnomocnika za pośrednictwem swoich ustawowych lub statutowych organów.

Kto może być pełnomocnikiem w postępowaniu administracyjnym?

Pełnomocnikiem strony może być tylko osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych (art. 33 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego). W tym aspekcie postępowanie administracyjne różni się od postępowania cywilnego, ponieważ w tym ostatnim pełnomocnikiem może być także osoba prawna. Przepis, o którym mowa nie wymaga by pełnomocnik miał pełną zdolność do czynności prawnych. Wystarczy więc, gdy ma co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych.

W postępowaniu administracyjnym pełnomocnikiem może być zarówno osoba fizyczna posiadająca odpowiednie kwalifikacje zawodowe (np. adwokat, rPełnomocnika może ustanowić strona będąca osobą fizyczną, osoba prawna i jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.adca prawny, doradca podatkowy) jak i osoba, która nie posiada odpowiednich kwalifikacji ani przygotowania zawodowego. Pełnomocnikiem strony mogą być np. członkowie najbliższej rodziny lub jej domownik (art. 33 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego). W pewnych sytuacjach przepisy szczególne mogą ograniczać krąg osób, które można ustanowić pełnomocnikami w określonej kategorii spraw. Przykładem jest przepis art. 236 Ustawy – Prawo własności przemysłowej zgodnie, z którym pełnomocnikiem strony w postępowaniu przed Urzędem Patentowym w sprawach związanych z dokonywaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń oraz utrzymywaniem ochrony wynalazków, wzorów użytkowych, wzorów przemysłowych, znaków towarowych, oznaczeń geograficznych i topografii układów scalonych może być tylko rzecznik patentowy. Jeśli jednak stroną jest osoba fizyczna, pełnomocnikiem może być także współuprawniony, rodzice, małżonek, rodzeństwo lub zstępni strony oraz osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia.

Pełnomocnictwo może zostać udzielone na piśmie lub ustnie w drodze oświadczenia strony wciągniętego do protokołu, także w formie dokumentu elektronicznego (art. 33 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego). Z przepisu wynika zatem, że forma ustna może dotyczyć wyłącznie spraw będących w toku. Strona powinna podpisać pełnomocnictwo. Za stronę, która nie może się podpisać, pełnomocnictwo podpisuje osoba przez nią upoważniona. Powinna ona podać przyczynę, dla której strona sama nie mogła się podpisać (art. 90 Kodeksu postępowania cywilnego).

Pełnomocnictwo udzielone w formie dokumentu elektronicznego powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (art. 33 § 2a Kodeksu postępowania administracyjnego).

Pełnomocnik powinien przy pierwszej czynności proceduralnej dołączyć do akt sprawy oryginał pełnomocnictwa lub jego urzędowo poświadczony odpis. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa, a także odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. W razie wątpliwości organ administracji publicznej może zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony (art. 33 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego).

W przypadku, gdy odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się opatrując odpisy kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Odpisy pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie uwierzytelnianie elektroniczne są sporządzane w formach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art. 33 § 3a Kodeksu postępowania administracyjnego).

Organ administracji publicznej z urzędu bada prawidłowość pełnomocnictwa. Nie powinien on dopuścić do udziału w sprawie osoby, która nie legitymuje się ważnym pełnomocnictwem. Wyjątkiem jest sytuacja przewidziana w art. 33 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego. Organ nie musi żądać pełnomocnictwa, gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:

  1. przedmiotem postępowania jest sprawa mniejszej wagi;
  2. pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony;
  3. nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony.

Organ administracji publicznej ocenia, czy sprawa jest mniejszej wagi. Powinien przy tym wziąć pod uwagę, czy wynik sprawy może mieć wpływ na sytuację prawną członka najbliższej rodziny lub domownika strony. W przypadku uprawdopodobnienia, że pełnomocnik strony może być zainteresowany wynikiem postępowania, organ powinien zażądać pełnomocnictwa. Należy podkreślić, że wniesienie odwołania od decyzji nie może być uznane za sprawę mniejszej wagi (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8.04. 2011 r. I OSK 858/10).

Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie wyjaśniają pojęć członka najbliższej rodziny oraz domownika. Zatem organ także w tym przypadku nie jest związany przepisami w zakresie oceny, czy członek rodziny jest członkiem najbliższej rodziny strony. Wskazówką interpretacyjną dla organu może być przepis art. 83, który określa krąg osób korzystających z prawa odmowy składania zeznań w charakterze świadka i używa w odniesieniu do tych osób pojęcia bliskich.

Organ administracji publicznej musi mieć uzasadnione podstawy, aby sądzić, że strona udzieliła pełnomocnictwa członkowi swej najbliższej rodziny lub domownikowi oraz, że osoba ta jest również umocowana do prowadzenia spraw strony w tym konkretnym postępowaniu administracyjnym (np. członek najbliższej rodziny w imieniu strony prowadził poprzednio sprawy tego samego rodzaju przed tym samym organem).